Remuneración de las Secretarias

He podido comprobar que uno de los temas que genera mayor debate entre las Secretarias y Asistentes de Dirección es el de la remuneración.

La empresa de selección de personal Page Personnel, ha realizado un estudio sobre remuneración para 2012. Os adjunto el link, pues me parece bastante interesante:
http://www.pagepersonnel.es/productsApp_pp_es/Estudios%20Remuneracion/er_assistants.pdf

Bajo mi punto de vista es muy interesante, no solo por conocer si estamos en el rango de remuneración acorde a nuestro puesto, si no sobre todo por el exhaustivo detalle de las competencias y responsabilidades de cada puesto del secretariado.

El estudio abarca, desde el puesto de Recepcionista sin idiomas en una PYME a una Secretaria de Presidencia con idiomas en una gran empresa.

¿Dónde os situáis vosotras? ¿ Estáis bien remuneradas?

Reglas básicas en la atención telefónica

Buenos días,

La atención telefónica es el primer contacto que tiene cualquier cliente o proveedor con la compañía. Es la primera herramienta de marketing de la que disponemos, es por ello que debemos ser cuidadosos a la hora de atender el teléfono.
Todos sabemos que una llamada de teléfono, interrumpe y da trabajo pero es básico considerar unas mínimas normas de protocolo en la atención telefónica.

Nosotros definimos las siguientes:

• Evitar descolgar cuando se masque chicle o se esté ingiriendo alimentos



• Esperar a que el teléfono suene dos o tres veces, menos denota impaciencia y mas denota dejación



• Al descolgar, si estamos atendiendo una centralita deberemos identificar a la compañía con una formula tipo “ Grupo Fernández, buenos días, en que puedo ayudarle?”



• Si la llamada se corta, aquella persona que realizó la primera llamada, realizará la segunda



• Evitar mantener conversaciones con terceras personas, eso genera distracción



• Se debe mantener un tono adecuado en la conversación



• Se debe hablar de forma pausada e intentar vocalizar para que nuestro interlocutor no tenga problema en entendernos



• En el caso de que haya que tomar nota de la llamada se anotará, el nombre de la persona que llama, la compañía a la que representa, la hora de la llamada, el teléfono y el motivo.



• Al despedirse, se debe evitar colgar de forma brusca o no despedirse
  

Estas son algunas de las normas que considero imprescindibles a la hora de atender el teléfono, ya sea móvil o fijo.
Espero que os haya resultado interesante, y os pido que añadáis nuevas reglas que enriquezcan esta lista

Vuelta al Blog

Buenas tardes a tod@s,

Hace mucho, mucho tiempo que no me paso por aqui, han sido unos meses de mucha crisis y mucho trabajo. Espero que sepais disculpar mi ausencia y no os hayais olvidado del blog.

Para que este blog tenga sentido, necesito contar con vuestras opiniones y comentarios, así como con aquellos temas que os interesen.

Tengo ya algunos en el tintero y en los proximos dias los publicaré.

Muchas gracias por seguirme

Secreadistancia

La temida vuelta al cole!!!!

Volví el lunes de mis vacaciones, con una mezcla de tristeza y alegría por retomar mi rutina, pero con las pilas muy cargadas para afrontar otro "curso". ¿Como lo lleváis vosotras?

Al volver de vacaciones siempre intento ver que cosas puedo cambiar en mi oficina y en el trabajo diario. Me gusta revisar y replantear las reuniones que se hacen de forma periódica, ver si debemos invitar a alguien a que se una a ellas, la periodicidad oportuna, la documentación que se aporta y en su caso convocar nuevas reuniones.

¿Que hacéis vosotras?

Necesito de vuestra colaboración e inspiración para que este blog nos sirva de ayuda a todas, necesito que os animéis a compartir vuestras dudas, vuestra experiencia y conocimientos.

Ahora que todas tenemos energías renovadas, seguro que os animáis.

Vacaciones!!!!!

Hola a todas,

Por fin llegan esas ansiadas vacaciones, despues del añito que llevamos de duro trabajo, nos vamos a descansar.

Desde que llevo trabajando siempre he necesitado a estas alturas del año descansar, pero este año lo noto muchisimo mas. Os pasa lo mismo? Tengo la necesidad de dormir, comer, pasear y leer tumbada en una hamaca. Pero tambien de estar con mi pareja, durante los meses de trabajo le hago muy poco caso y en verano aprovechamos para estar juntos de verdad, hablar y pensar en cosas que nos ilusionen a los dos.

En cuanto a libros para este verano tengo por terminar el que os comente de Rona Jaffe y el de Tiempo entre costuras, que me apetecia mucho leerlo, pero en plan tranquilo.

Que planes teneis vosotras para este verano?

En cuanto a la forma de organizar las vacaciones en la oficina os comento como lo hago yo. Mi jefe se marcha de vacaciones dos semanas, yo me voy tres por que si no mi mente no vuelve lo suficientemente fuerte como para afrontar un nuevo año con todas las pilas cargadas. Durante las dos semanas que no estamos ninguno, se queda el telefono desviado una compañera que no se va esos dias y al final de la mañana le envía un correo electronico con las llamadas. La ultima semana que el vuelve y yo todavia descanso, otra compañera deja su trabajo y se pone en mi sitio. Aunque claro, yo siempre estoy conectada con la BlackBerry por lo que pudiera surgir.

Como lo haceis en vuestras empresas? Espero que comenteis y sobretodo que descanseis mucho.

Las secretarias en el cine

Hoy vengo a proponeros un poco de cine. A traves de las peliculas vemos como evolucionan las sociedades y por eso creo interesante estudiar el papel de las secretarias en el cine.

La pelicula que os propongo es " Las secretarias" de Pedro Lazaga

Me gustaria, si teneis la oportunidad , que la vierais y comentamos. En los proximos dias escribiré mis impresiones de la pelicula, pero me gustaria que fueseis vosotras las primeras en contar que os parece.

Venga animaros!!!

Como pedir un aumento de sueldo con los tiempos que corren

Hola a tod@s,


Despues de algunos meses sin tener un solo minuto, por fin he encontrado el hueco para reactivar el blog.

Como ya os he dicho en numerosas ocasiones dependo de vosotr@s , sin vuestros comentarios y sugerencias, este blog no tendrá mayor vida, que yo contando lo que se me pasa por la cabeza. Por eso y a pesar de parecer insistente y pesada os animo a que entreis y dejeis vuestras impresiones.

Hoy el tema que os propongo es como afrontar en el momento que vivimos el pedir un aumento de sueldo.

Por un lado, tenemos que pensar que hoy mas que nunca nos dejamos la piel trabajando, ahora sacar cualquier cosa adelante nos cuesta mucho mas que hace unos años, de ahí que ahora mas que nunca nos merezcamos ese aumento de sueldo. ¿Que opinais?

¿Que argumentos teneis para defender vuestra subida? ¿Creeis que os la concederá?

Gracias a todos

Feliz Navidad!!!!

Hola a todos,

Solo escribiros unas lineas para desearos las mejores Navidades, que disfruteis junto a vuestra familia, que es lo realmente importante. No desperdicieis la oportunidad de decirles lo mucho que les quereis.

Este año mi padre ha tenido un problema de salud muy gordo del que todavia esta intentando salir y me hace muchisima ilusión poder celebrar que estamos todos juntos un año más y brindar por que todo salga bien el próximo año.

Mis mejores deseos para todos.

Besos

Nuestra gran lucha: el horario

Buenas tardes chicas,
Espero que sigais por ahí. Hace tiempo que no escribis comentarios y necesito de vosotras para que esto tenga un poco de vida. Sé que hace tiempo que no escribo pero necesito de vuestras ideas y saber que cosas os interesan de esta profesión para que entre todas creemos este espacio de discusión.

"Disponibilidad horaria" , esa es la trampa de todas las ofertas de empleo del secretariado, sabes que si aceptas eso, eres carne de despacho y luminaria.
Soy la primera culpable de estar en el despacho practicamente todos los días hasta las 9 de la noche, pero mi jefe debe tener un imán para que siempre se le complique la tarde y no tenga un segundo para despachar conmigo hasta las ocho y media.
Como lidiais vosotras con eso? Salis muy tarde? Os pagan un plus por disponibilidad?

Lo siento chicas pero os tengo que dejar, son las 20h51 y mi jefe me ha dicho que me vaya cuando quiera, que considerado, me voy a casa a ver si mi marido sigue viviendo allí o se ha fugado.

Espero vuestros comentarios.

¿Quién elije a quién?

Buenos dias,

Como ya os comenté, estoy leyendo el libro "Lo mejor de la vida", llevo poquito por que cuando llego a casa, estoy que me duermo. Pero las primeras hojas me han hecho pensar: ¿Quién elije a quién?

Puede parecer facil, el jefe ó la jefa (en el caso del libro), siempre elije a su asistente, pero la secretaria es la que decide quedarse o irse. Por el despacho de la jefa del libro cuentan que en 3 años han pasado 12 secretarias....

Es una relación profesional complicada, el jefe/a tiene que confiar en su secretaria y esta debe sentirse a gusto en su puesto de trabajo.

Cuales creeis que son las claves para que esto funcione?

Bajo mi punto de vista, lo primero y primordial debe ser el respeto. El respeto no se puede perder en ninguna relación laboral, pero en esta menos todavia, el trabajo diario es tanto y tan deprisa que pueden surgir roces o malos gestos, hay que evitarlos SIEMPRE. Es mucho mas facil, trabajar con personas que son conscientes de la importancia de la educación, los gritos y los malos humos no harán que el trabajo salga ni mas rápido ni mejor.

En una de las entrevistas que he hecho en los últimos años, parecía que la persona que me iba a contratar no estaba muy segura, la veia indecisa, así que le dije: " Mire, lo único que nos queda por hacer, después de tres entrevistas, es trabajar juntos. Probamos y si no funciona, para eso está el periodo de prueba. Puede que no le guste como yo trabajo o a mi no me guste trabajar con usted, pero hasta que no empecemos no lo vamos a saber". Salí de esa entrevista con el trabajo y al final funcionó muy bien, nos entendiamos a la perfección.
Un Director de Recursos Humanos de una de las empresas en las que he trabajado, me dijo una vez "Esto es como los melones, pueden tener buena pinta, pero hasta que no los abres no sabes si están buenos, pasados o verdes".
Espero vuestros comentarios

Otro libro

Me atrevo a escribir de nuevo, por que ya he podido comprobar por fin que alguien me sigue y no me dedico a escribir en el abismo de Internet. Gracias Cristina por tus ánimos y confianza, espero volver a saber de ti pronto.

Como en la entrada anterior, hoy también os traigo un libro, creo que es una manera de conocer un poco más acerca de nuestra profesión y de como nos ven los de fuera.

El título del libro es " Lo mejor de la vida" de Rona Jaffe, estoy empezando a leerlo y la verdad es que me está gustando. Como no os puedo decir mucho de él os pongo lo que dice la contra portada:

Son poco más de las ocho de la mañana de un frío día de enero de 1952, y cientos de chicas llenan las aceras del centro de Manhattan. Las hay muy elegantes, otras muy guapas, y casi todas se dirigen hacia las cuatro paredes de un despacho donde pasarán el resto del día entre papeles, chismorreos y sueños. Entre ellas destaca Caroline Bender; este es su primer día de trabajo en la editorial Fabian. Muy pronto conocerá a April Morrison y Gregg Adams, que serán sus mejores amigas. Como pueden, las tres chicas intentan conquistar Lo mejor de la vida. Al final, lo que conseguirán será un paso adelante hacia la madurez en un entorno duro y despiadado; un mundo donde los roles sociales están cambiando, pero los sentimientos aún piden a gritos un espacio propio.

Tal y como explica la sinopsis, la historia, ambientada en los años 50, comienza con una joven Secretaria entrando a trabajar en su primer trabajo. Os animo a que leais este libro y comentemos.

Buscando en Internet he encontrado la pagina http://www.papelenblanco.com/ donde hablan de esta novela y dicen:

"La novela salió publicada en 1958 y fue un extraordinario éxito. Su secreto radicaba en que su autora entrevistó a miles de chicas para contrastar que sus experiencias laborales eran muy parecidas. Con tan sólo veintisiete años, Rona Jaffe escribió esta novela en poco más de cinco meses. Por primera vez se ponía al descubierto los abusos que sufrían miles de mujeres que trabajaban en grandes empresas como secretarias.
Se hizo una versión cinematográfica en 1959, protagonizada por Joan Crawford"

Y buceando, buceando he encontrado la pelicula, se titula "Mujeres frente al amor" en su versión original "The best of everything"

Así que os animo a que leais el libro, está en edición de bolsillo a muy buen precio (9,95€) y lo comentemos entre todas, y ya sabeis, os espero

El secreto profesional

Hola!!!

Espero que al otro lado de la pantalla exista alguien que me lee aunque no se atreve a comentar ninguna de las entradas por que si no .... me volvería loca.

Bueno, hoy vengo a exponeros el gran tema en Secretariado: el secreto profesional. En los ultimos días hemos visto como se ha publicado un libro escrito por una secretaria de la Moncloa, en el que habla de los presidentes que han pasado por allí, se llama " Los presidentes en zapatillas"

Hasta que punto no perjudican estos libros a nuestra profesión? Creeis que una secretaria debe serlo hasta jubilada?

Os adjunto también un vinculo a una entrevista que ha salido publicada en ABC a Elisa del Pino
http://www.abc.es/20100924/contraportada/elisa-pino-huelga-secretarias-20100924.html

Animaros a participar y así podremos generar debate.
Os espero.

Necesito que participeis.

Hola a tod@s,

Necesito que os animeis a participar para poder hacer de este blog una herramienta para nosotros.

Seguro que teneis muchas cosas que contar y que decir de vuestro trabajo diario, de como haceis para llegar a tiempo a todo, de como optimizais recursos,... Os queremos escuchar para poder aprender. Ya sabeis todos los que trabajais en este puesto que en la mayoría de los casos, es muy solitario, y eso es con lo que quiero acabar, con nuestro aislamiento de Secretarias, pero necesito vuestra ayuda.

Os espero

Se acabaron las vacaciones!!!!!!!!!!!!

¿Que tal chic@s , como lo llevais?

Yo tengo que confesaros que fatal, me ha costado un montón regresar este año. Me gustaría que dejaseis vuestras primeras sensaciones al volver de las vacaciones, os cuento las mias:

• No ha cambiado nada, el que era "tonto" antes del verano, lo sigue siendo
• Los papeles y las reuniones se siguen amontonando
• Me queda todo un año por delante para sonreir y dar los buenos dias como si yo no tuviera dias malos
• La jornada intensiva se acaba y yo solo puedo llorar

Ya sabemos que "mal de muchos, consuelo de tontos" pero es lo único que me queda, pensar que todo el mundo está pasando por el mismo trance que yo.

Animaros a participar, sin vuestros comentarios este blog no se enriquece.

Os espero

Organización del archivo

Hola a todos!!!

Hoy me he quedado sin jefe, está de viaje y he aprovechado para ARCHIVAR. Supongo que os pasa como a mí, es la tarea que siempre voy dejando aparcada y se me acumula hasta que no tengo mas remedio que enfrentarme a ella.

Aprovechando esto me gustaría que comentasemos como os organizais. Cuando entras a trabajar por primera vez en una empresa creo que es lo mas dificil de planear, cada directiv@ genera un tipo de documentación diferente y cada secretari@ se organiza de una manera. Os cuento como lo hago yo a ver si os animais a participar y contar como lo haceis.

Mi archivo "en papel" se divide en departamentos, cada departamento tiene a su vez sub archivos con los temas mas recurrentes. Utilizo un archivo de excel donde indico el codigo de la carpeta donde se encuentra el documento y un resumen de su contenido, de esta manera filtrando puedo localizar rapidamente los documentos y lo mas importante, cuando me sustituyen en vacaciones, está todo localizable.

En mi archivo digital hago lo mismo, las mismas carpetas que existen fisicamente las tengo en el ordenador.

Mi problema, como el de todos imagino, radica en los correos electrónicos. llega mucha información y documentos adjuntos a través de correos y no siempre recuerdo el guardarlos en su sitio digital.

Animaros ...... Este blog necesita de vuestros comentarios para que todos nos podamos enriquecer de las formas de trabajar del resto.

Espero vuestros comentarios y como siempre vuestras aportaciones sobre nuevos temas...

Animaros a participar!!!

Para que podamos crear un ambiente de debate y opinión necesito vuestra ayuda. Este blog se nutrirá de vuestras opiniones por lo que os anímo a que opineis.

Si no teneis cuentas de gmail, no os preocupes enviadme vuestros comentarios y yo los incluiré en el blog a secreadistancia@gmail.com

Muchas gracias

Formación para ser Secretaria

Hola de nuevo a todos,
Hoy me gustaría hablar de la formación que debe tener una Secretaria para desempeñar bien su trabajo. Siempre existe el debate entre una formación específica en Secretariado y una formación en áreas de empresa.
Partiendo de mi experiencia personal tengo que confesaros, que no soy Secretaria de titulo. Yo hice la carrera de empresariales y fue mas tarde cuando me adentré en esta profesión. Nunca me planteé estudiar Secretariado y fíjate por donde llevo más de siete años ejerciendo.
Desconozco las asignaturas que se cursan en la formación específica, pero sí que he de decir que seguro que ayudan en muchas tareas que yo he tenido que aprender a base de tiempo y paciencia de mis compañeras y jefes. Creo que si es necesario tener una buena formación especifica, que yo más tarde he ido adquiriendo asistiendo a numerosos cursos y jornadas de trabajo, para desempeñar bien el trabajo de Asistente.
¿Que opináis vosotras? Seguro que hay opiniones de todo tipo, por favor animaros, me encantaría ver que os interesa este tema.
Hasta la próxima.

La discreción

Hola a todos,

Hoy me gustaria hablar de un tema tan importate en nuestro trabajo como la discreción. Me ha venido a la idea este tema despues de haber leido este articulo ,donde explican como la secretaria de Madoff durante 20 años le ha contado al FBI muchos de los secretos que debia guardar por secreto profesional.

http://www.elpais.com/articulo/gente/secretaria/Madoff/cuenta/trapos/sucios/jefe/elpepugen/20090507elpepuage_3/Tes

¿Que opinais? Hasta donde hay que llegar en nuestra obligación de ver, oir y callar?

Espero que os parezca interesante este articulo y os animeis a debatir sobre el.

Recepción de visitas

A todas las secretarias se nos plantea el dilema de "La recepción de visitas". ¿Cómo lo haceis vosotras?

A mi, me avisan desde recepción donde les pasan a una sala mientras les podemos atender. Más tarde avisamos a recepción y acudimos a la puerta del ascensor donde les esperamos. Les conducimos a una sala de reuniones, donde les invitamos a tomar cafe ó agua.

Una vez que ya está la visita acomodada avisamos al directivo para que entre en la sala.

Me gustaria saber como lo haceis vosotras, animaros a contestar.

Trabajos a Distancia

Buenas tardes,
Me gustaria utilizar esta plataforma para ofrecer mi trabajo como Secretaria a Distancia.
Si quieres que no se te pasen anotaciones en la agenda, preparar documentación para una reunión, relizar presentaciones impactantes, transcribir archivos de voz, gestionar y poner al día bases de datos de clientes y proveedores, realizar facturas, emailings , lo que necesites en tu dia a dia, no dudes en ponerte en contacto conmigo, estaré encantada de trabajar contigo.
Mi correo electronico es secreadistancia@gmail.com

Gracias